Naar aanleiding van de heersende Coronapandemie werd een voorlopige ad hoc policy opgesteld om de rechten en plichten van het personeel tijdens het thuiswerken te regelen en de afspraken rond bv. takenpakketten, bereikbaarheid en verzekeringen duidelijk te regelen.
Het bestuur wil na afloop van de tijdelijke maatregelen overgaan naar een vast systeem van telewerk dat tegemoet komt aan de actuele maatschappelijke verwachtingen.
REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Enig artikel: De telewerkpolicy voor het gemeentepersoneel wordt als volgt vastgesteld:
Vanaf 1 januari 2022 wordt vast telewerken mogelijk gemaakt binnen het lokaal bestuur Hamme (gemeentebestuur-OCMW). Om de wederzijdse rechten en plichten duidelijk te communiceren, wordt deze policy ingevoerd.
Telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, door het gebruik van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst of statutaire aanstelling, werkzaamheden die ook op de werkplek van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis en niet incidenteel buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen structureel en occasioneel telewerken:
Structureel telewerken: Men spreekt van structureel telewerk als op een vaste dag telewerk wordt gedaan. Om een te groot isolement van de telewerker te vermijden en ook om organisatorische redenen, is het telewerk per week beperkt.
Occasioneel telewerken: Men spreekt van occasioneel telewerk als er geen regelmaat in het telewerken is. Het heeft een ad hoc karakter. Dit is o.a. in geval van moeilijkheden om naar de werkplaats te komen, bv. bij stakingen, extreme weersomstandigheden,… Dit kan enkel op voorwaarde dat de medewerker voorafgaand reeds een afspraak tot telewerken had, zodat hij/zij beschikt over de middelen om te telewerken.
Indien de omstandigheden dat vereisen bv. omwille van veiligheid kan het college/vast bureau tijdelijk de toepassing of modaliteiten uitbreiden.
Deze policy is van toepassing op alle medewerkers van het lokaal bestuur Hamme van wie de werkzaamheden op afstand kunnen worden verricht. Alle medewerkers kunnen dus gebruik maken van telewerk, met uitzondering van diegenen waarvan de aard van de functie dit niet toelaat (bijvoorbeeld: onthaal- en baliemedewerker, werkmannen, loketbediende, etc.).
De leidinggevende bekijkt binnen de dienst of en in welke mate het takenpakket en de autonomie van de medewerker telewerk mogelijk maakt.
Volgende basisvoorwaarden moeten gelijktijdig vervuld worden :
Telewerken is een gunst, geen recht. De continuïteit van de dienstverlening en de permanentie op de dienst primeren op de mogelijkheid tot telewerken. Indien de leidinggevende oordeelt dat de werkorganisatie de aanwezigheid van de betrokken telewerker op kantoor vereist, kan de leidinggevende het telewerken tijdelijk intrekken tot de werkorganisatie dit terug toelaat. De leidinggevende brengt de werknemer hiervan op de hoogte. De leidinggevende heeft de mogelijkheid om de telewerker naar het werk te laten komen indien hij/zij dit wegens organisatorische redenen opportuun acht.
Bij wijziging van dienst of functie wordt het telewerken herbekeken met de (nieuwe) leidinggevende.
Bij misbruik van telewerken (bv. Afgesproken opdrachten niet uitgevoerd, niet bereikbaar op de afgesproken momenten,…) wordt er een einde gesteld aan de mogelijkheid tot telewerken.
Het telewerken gebeurt op vrijwillige basis vanuit de medewerker en het bestuur. De medewerker kan het telewerken niet opeisen, noch kan hij/zij verplicht worden om te telewerken.
De medewerker die gebruik wenst te maken van telewerk dient hiervoor een aanvraag in bij de leidinggevende waarin de volgende zaken vermeld staan:
De leidinggevende zal zo snel mogelijk beslissen over de aanvraag van de werknemer. De leidinggevende kan ook wijzigingen of aanvullingen doen aan het te verrichten werk en de te verwachten doelstelling. Indien de aanvraag zou worden geweigerd, zal de leidinggevende ook motiveren waarom. Dit kan via het aanvraagformulier gecommuniceerd worden of via mail.
Deze policy gaat in voege vanaf 1 januari 2022.
Alle medewerkers die gebruik maken van de optie telewerk, kunnen deze policy nalezen op intranet of krijgen deze per mail van de leidinggevende. Door de aanvraag in te dienen, verklaren zij zich akkoord met de inhoud van de policy.
Telewerken kan zowel voor voltijdse als voor deeltijdse medewerkers en gebeurt in halve of volle dagen. Voor een voltijds personeelslid geldt een halve dag voor 3u48 en een volle dag voor 7u36. Voor een deeltijds personeelslid of een personeelslid met een afwijkend uurrooster gebeurt de aanrekening volgens normtijd (=aantal te werken uren volgens uurrooster op die dag).
De telewerker presteert deze uren binnen de grenzen van 7u30 tot 18u00, rekening houdend met de afspraken rond bereikbaarheid. Hij/zij neemt bovendien een half uur pauze na 6u onafgebroken te werken.
Een medewerker die voltijds of meer dan halftijds werkt, kan maximaal een dag per week telewerken. Wie halftijds of minder werkt, kan maximaal een halve dag telewerken per week. De telewerker bepaalt in onderling overleg met zijn leidinggevende op welke dag hij/zij telewerkt. Is het moeilijk om een vaste dag vast te leggen, dan kan dit in overleg met de leidinggevende flexibel vastgelegd worden.
In gelijk welk geval van telewerk (vaste dag of flexibel) moet dit voorafgaand in de prikklok worden geregistreerd. Dit is belangrijk in het kader van de arbeidsongevallenverzekering. Telewerk kan geen aanleiding geven tot overwerk of opbouwen van balansuren.
Telewerken kan gecombineerd worden met een andere afwezigheid, bijvoorbeeld verlof, overuren, ouderschapsverlof, loopbaanonderbreking,…
De telewerker wordt geacht bereikbaar te zijn tijdens de werkuren. Bij afwijking wordt er duidelijk afgesproken met de leidinggevende op welke tijdstippen de telewerker beschikbaar is en wat deze beschikbaarheid inhoudt (alle telefoons en mails beantwoorden of enkel dringende zaken b.v. omwille van een online opleiding). De afspraken met de telewerker worden ook duidelijk met de collega’s gedeeld. De werktelefoon wordt meegenomen naar huis of doorgeschakeld zodat de medewerker bereikbaar is of wordt afgemeld wanneer men niet beschikbaar is, zodat collega’s buiten de dienst dit juist kunnen inschatten. Het is belangrijk dat de status in het telefoniesysteem juist wordt opgegeven voor efficiënt doorschakelen door het onthaal. Er is een smartphoneapp beschikbaar die dit zeer eenvoudig maakt.
De verwachte output van een telewerker per dag moet gelijkstaan met een prestatie van een volledige dag (indien voltijds 7u36) of een dagdeel (indien halftijds 3u48). Concrete resultaten kunnen door de leidinggevende gespecifieerd worden.
Het telewerken gebeurt in een vertrouwensrelatie. Net zoals op de werkvloer zal de telewerker zijn werk zorgvuldig, eerlijk, nauwgezet en met de nodige discretie en vertrouwelijkheid verrichten. De telewerker verbindt zich ertoe regelmatig op eigen initiatief te rapporteren over de output van het telewerken aan de direct leidinggevende.
Telewerk is pas mogelijk wanneer de medewerker over de nodige hardware, software en toegangen beschikt om vanop afstand te werken. De telewerker maakt gebruik van een computer toegewezen door de werkgever (zijn persoonlijke werklaptop of eventueel een dienstlaptop die daartoe geschikt is) om te telewerken en gaat zorgvuldig om met deze apparatuur. Andere randapparatuur bv. printer, internet,… voorziet de medewerker zelf. De bepalingen van de e-policy zijn ook van toepassing op telewerkers. In geval van beëindiging van het telewerk, worden de hiervoor ter beschikking gestelde werkingsmiddelen ingeleverd, tenzij deze voor de gewone werking noodzakelijk zijn. De telewerker verbindt zich ertoe het ter beschikking gestelde materiaal niet voor privédoeleinden te gebruiken.
De telewerker brengt zo spoedig mogelijk de leidinggevende en de dienst ICT op de hoogte van diefstal, verlies of schade aan het computermaterieel.
De medewerker draagt de nodige zorg voor de werkmiddelen. De kosten voor verlies of beschadiging van de ter beschikking gestelde apparatuur zijn voor rekening van de werkgever. Als het verlies of beschadiging het gevolg zijn van bedrog, zware fout of veel voorkomende lichte fout zijn de kosten ten laste van de telewerker.
De telewerker brengt onmiddellijk zijn leidinggevende op de hoogte bij technische defecten aan de apparatuur of bij een geval van overmacht waardoor de telewerker zijn werk niet kan verrichten. Er kan dan worden voorzien in vervangende taken of een tijdelijke terugkeer naar de werkvloer. Indien het technisch defect betrekking heeft op de door de werkgever ter beschikking gestelde werkingsmiddelen, zal de werkgever de nodige stappen ondernemen om hieraan zo snel mogelijk te verhelpen en de kosten hiervan dragen.
De telewerker is zich bewust van de risico’s en verantwoordelijkheden betreffende informatieveiligheid, zowel wat betreft digitale als papieren dossiers en volgt de deontologische code, de e-policy en alle andere richtlijnen hierrond strikt op. Bij voorkeur wordt er zoveel mogelijk gewerkt met digitale dossiers. Indien het noodzakelijk is dat een papieren dossier dat uniek, authentiek en/of vertrouwelijk is, mee wordt genomen dient dit te worden gemeld op dienst, zowel bij het meenemen als het terugbrengen van het dossier. Er worden geen kopieën van dossiers permanent thuis bewaard.
Er wordt geen onkostenvergoeding voor telewerken voorzien aangezien dit als een gunst en faciliteit voor de medewerkers wordt beschouwd.
De telewerker zorgt ervoor dat hij ongestoord en geconcentreerd kan werken op de gekozen telewerkplek.
De telewerker is verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid op zijn eigen telewerkplek. De telewerker kan altijd ten rade gaan bij de preventieadviseur. Onze preventieadviseur moet dan ook de werkplek kunnen controleren, zodat die kan nagaan of de verplichtingen inzake veiligheid en gezondheid correct worden toegepast. Zo’n bezoek gebeurt steeds met goedkeuring van de medewerker en is vooraf aangekondigd.
Conform de bepaling in het arbeidsreglement moet ook de telewerker in geval van ziekte of ongeval waardoor hij/zij arbeidsongeschikt is, vóór het verplichte aanvangsuur zijn/haar leidinggevende telefonisch op de hoogte brengen.
Het telewerken wordt beschouwd als werken. Daarom is de bestaande regeling inzake arbeidsongevallen ook van toepassing tijdens het telewerken. Een correcte aanvraag in de prikklok voorafgaand aan de telewerkdag is daarom van belang. Ongevallen die zich voordoen buiten het normale uurrooster of op een andere locatie dan deze vermeld in de individuele telewerkovereenkomst worden niet erkend als arbeidsongeval.
Ongevallen overkomen tijdens het telewerken die als arbeidsongevallen zouden kunnen erkend worden, worden zo spoedig mogelijk telefonisch of per e-mail door het slachtoffer, zijn rechtverkrijgenden of ieder ander belanghebbend persoon meegedeeld aan de leidinggevende en de personeelsdienst.
De werkgever is niet aansprakelijk voor schade aan persoonlijke roerende en onroerende goederen (of deze die hij/zij huurt, gebruikt of in bewaring heeft) ten gevolge van het telewerken.
Het telewerken binnen de dienst zal op geregelde tijdstippen moeten geëvalueerd worden om na te gaan of het haalbaar blijft voor de dienstverlening. Telewerk vormt zo nodig een item op feedback- en evaluatiegesprekken.
Gedurende het telewerk, behoudt de medewerker dezelfde rechten en plichten o.a. wat betreft arbeidsvoorwaarden, loopbaan en vorming die van toepassing zijn tijdens het werken op kantoor.
Tijdens het telewerk blijven de deontologische code en alle andere bestaande procedures en reglementen van toepassing. In het bijzonder blijven ook de regels met betrekking tot de veiligheid en preventie op de werkplek van toepassing.
Het telewerk kan bij een wijziging van het takenpakket en/of na overleg tussen de medewerker en de leidinggevende worden stopgezet. In geval van misbruik, kan het telewerk door de werkgever (eventueel tijdelijk) worden stopgezet.
De leidinggevende en de medewerker bespreken samen de taken die tijdens het telewerk worden uitgevoerd en het verwachte resultaat. De leidinggevende volgt dit van nabij op en ondersteunt of stuurt bij waar nodig. Voor elke dag telewerk doet de medewerker het nodige zodat zijn/haar collega’s de nodige informatie hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.
De medewerker is verantwoordelijk voor een veilige en comfortabele (thuis)werkplek.
De medewerker is verantwoordelijk voor een goede werkplanning en een werkomgeving die efficiënt werken mogelijk maakt.
Het toestaan van telewerk is gekoppeld aan een bereikbaarheidsverplichting. Deze bereikbaarheidsverplichting wordt opgenomen in de taakafspraken met de leidinggevende.