REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Artikel 1: Keurt goed het huishoudelijk reglement vast bureau zoals hieronder beschreven.
Artikel 2: Het huishoudelijk reglement zoals goedgekeurd in zitting van 22 december 2020 wordt opgeheven.
Artikel 1 - §1. Het vast bureau vergadert, behoudens andersluidende bepalingen, elke dinsdagmiddag, normaliter in gemeentehuis. Daarnaast vergadert het vast bureau zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
§2. – De oproeping wordt verzonden via e-mail.
§3. - Het lid van het vast bureau dat niet (tijdig) aanwezig kan zijn op een vergadering deelt dit zo snel mogelijk mee aan de voorzitter vast bureau en/of de algemeen directeur en/of het secretariaat (het secretariaat meldt de afwezigheden in elk geval aan de burgemeester en de algemeen directeur). Tevens delen de leden van het vast bureau hun vakantieplanning tijdig mee.
Artikel 2 - §1. - De voorzitter van het vast bureau kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
§2. - In geval van een spoedeisende buitengewone vergadering worden de leden van het vast bureau uiterlijk één uur voor de vergadering per e-mail opgeroepen via de dienst secretariaat, met vermelding van de agenda via digitale weg, concreet via het digitale platform of via de op dat ogenblik gangbare middelen van de gemeente Hamme.
§3. - Het lid van het vast bureau dat niet (tijdig) aanwezig kan zijn op een buitengewone vergadering deelt dit onmiddellijk aan de voorzitter van het vast bureau en/of de algemeen directeur en/of het secretariaat (het secretariaat meldt de afwezigheden in elk geval aan de voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur.
Artikel 3 - Zowel personeelsleden als leden van het vast bureau kunnen punten aan de agenda toevoegen.
Leden van het vast bureau voegen punten aan de agenda steeds toe via de bevoegde dienst/ambtenaar.
Artikel 4 - §1. - De agendapunten dienen vooraf besproken te worden tussen de bevoegde leden van het vast bureau en de relevante diensten. Deze agendapunten worden voldoende gestoffeerd met alle noodzakelijke informatie (zodat het vast bureau een gefundeerde beslissing kan nemen), inclusief de benodigde adviezen.
§2. – Agendapunten dienen zoveel als mogelijk een ontwerp van beslissing te vatten.
Artikel 5 - De agenda wordt, behoudens andersluidende afspraken, afgesloten op vrijdag om 11u00.
Artikel 6 - Voor de zittingen op een ander tijdstip wordt het tijdstip van afsluiten van de agenda bepaald door het vast bureau in overleg met de algemeen directeur.
Artikel 7 - De extra agenda wordt, behoudens andersluidende afspraken, afgesloten op dinsdag 11u00. Extra agendapunten dienen evenwel zoveel als mogelijk vermeden te worden.
Artikel 8 - Een lid van het vast bureau kan een agendapunt ter zitting toevoegen, enkel in geval van hoogdringendheid.
Artikel 9 - De agenda, de ontwerpbesluiten, de adviezen en de nodige bijlagen kunnen door de leden van het vast bureau geraadpleegd worden via het digitale platform.
Artikel 10 - Documenten die
worden niet op het digitale platform geplaatst maar uitzonderlijk aangeleverd op papier.
Artikel 11 – Wanneer agendapunten een uitgewerkt besluit dienen te bevatten (Z.A.B. – Zie Afzonderlijk Besluit) dienen deze “ZAB’s” ten spoedigste afgewerkt te worden, met onder andere het oog op de decretaal verplichte bekendmaking 10 dagen na het nemen van de beslissing door het vast bureau.
Artikel 12 - De burgemeester zit het vast bureau voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Artikel 13 - Indien de voorzitter van het vast bureau tijdelijk afwezig is, wordt hij vervangen door de eerste schepen, tenzij de voorzitter zijn bevoegdheid aan een andere schepen heeft opgedragen. Indien de eerste vervanger in de onmogelijkheid zou zijn om de vervanging waar te nemen, door een andere schepen in afnemende rangorde.
Artikel 14 – De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar.
Artikel 15. - De leden van het vast bureau en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van het vast bureau bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Artikel 16 - Het vast bureau kan ambtenaren of deskundigen uitnodigen om toelichting te verschaffen bij bepaalde dossiers. Deze personen moeten echter de vergadering verlaten wanneer het vast bureau overgaat tot beraadslaging of beslissing.
Artikel 17 - Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.
Artikel 18 - Het vast bureau beslist collegiaal .
Artikel 19 - De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend.
Artikel 20 - Bij staking van stemmen verdaagt het vast bureau de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het vast bureau de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het vast bureau beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over dezelfde zaak een staking van stemmen is.
In afwijking van het eerste lid van paragraaf 2 is het voorstel, in geval van staking van stemmen, verworpen, als het vast bureau optreedt als tuchtoverheid als vermeld in artikel 201, eerste lid van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 21 - §1. De stemmingen in het vast bureau zijn in principe niet geheim, behalve in gevallen die zouden zijn bepaald door het decreet lokaal bestuur.
§2. - Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de mondelinge stemming,
2° de stemming bij handopsteking; bij zitten en opstaan of stemming via elektronisch uitgebrachte weg,
3° de geheime stemming.
§3. Voor elke benoeming in ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt een afzonderlijke stemming gehouden.
Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten.
Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
§4. Ongeacht de bepalingen van het huishoudelijk reglement wordt er mondeling gestemd telkens als een derde van de aanwezige leden van het vast bureau hierom verzoekt.
§5. De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt.
Nadat de voorzitter het ontwerp van de stemming heeft omschreven vraagt hij achtereenvolgens welke raadsleden ja stemmen, neen stemmen of zich onthouden.
§6. Elk lid van het vast bureau kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.
§7. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.
§8. Bij digitaal stemmen maken de leden van de vergadering hun stem kenbaar via het daartoe beschikbare platform. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Artikel 22 - Het is voor een lid van het vast bureau verboden om deel te nemen aan de besprekingen zoals bepaald in artikel 27 van het decreet lokaal bestuur. Eveneens wordt een lid van het vast bureau uitgesloten van bepaalde activiteiten zoals bepaald in artikel 27 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 23 - Als het vast bureau overeenkomstig artikel 267 decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 272 decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het vast bureau, een verklaring over zijn stemgedrag in de notulen opgenomen.
Artikel 24 - De notulen van de vergadering van het vast bureau worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 25 - Alleen de beslissingen worden opgenomen in de notulen en in het register van de beraadslagingen, en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben.
Artikel 26 - De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau. Zij worden ondertekend door de voorzitter en de algemeen directeur.
Artikel 27 - De notulen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau die volgt op de vergadering van het vast bureau waarop de notulen zijn goedgekeurd elektronisch verstuurd naar of ter beschikking gesteld van de leden van het vast bureau via het digitaal platform.
Art. 28 – §1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot en met 283 van het decreet lokaal bestuur.
§2. – De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279 §1 tot en met §5 van het decreet lokaal bestuur, worden ondertekend door de voorzitter en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 29 - Het vast bureau houdt een digitaal/hybride vast bureau op de dagen en uren die het bepaalt. Het digitaal/hybride vast bureau verloopt via het mobiele platform of via de op dat ogenblik gangbare middelen van de gemeente Hamme.
Artikel 30 - De agenda en de notulen vermelden uitdrukkelijk dat het om een digitaal/hybride vast bureau gaat.
Artikel 31 - De leden van het vast bureau dienen er voor in te staan dat de beslotenheid verzekerd wordt.
Artikel 32 - Leden van het vast bureau dienen het toestel dat zij gebruiken om op het digitale platform in te loggen voldoende af te schermen. Eveneens dienen zij hun wachtwoord dat toegang verschaft tot het digitale platform voldoende sterk en veilig te maken. Dit wachtwoord is strikt persoonlijk.
Artikel 33 - §1. Voorliggend reglement dient te worden samen gelezen met alle relevante bepalingen van het decreet lokaal bestuur, al zijn ze hier niet expliciet opgenomen.
§2. De bepalingen van voorliggend reglement, expliciet overgenomen uit het decreet lokaal bestuur, zullen bij wijziging van dit decreet automatisch worden verondersteld als zijnde aangepast.
Artikel 34 – In uitzonderlijke omstandigheden kan van bepaalde regels, mits motivering, afgeweken worden, voor zover toegelaten door het decreet lokaal bestuur of andere toepasselijke wetgeving.