Jaarlijks wordt er een lijst opgemaakt van de concessies die verlopen zijn. De dienst burgerzaken zoekt de nabestaanden op en informeert hen over de vervaldatum en de mogelijkheden.
Ieder jaar wordt er op één van de begraafplaatsen een bericht geplaatst aan de graven waarvan de concessie vervallen is, waarvan de grafstenen in slechte staat zijn of die niet gekocht zijn. Na 1 jaar wordt er een lijst opgemaakt van de 'te ontruimen' grafzerken waarna ze verwijderd worden.
Op de dienst burgerzaken kan je meer informatie krijgen betreffende een grafzerk/concessie.
Na de ontruimingen is er de mogelijkheid om een herdenkingsplaatje aan te vragen dat op een herdenkingszuil geplaatst wordt. De plaatjes worden na 25 jaar verwijderd met de mogelijkheid tot vervanging.
De (oude) koperen plaatjes die reeds aan de herdenkingszuilen hangen zijn door de weersomstandigheden vuil en soms onleesbaar geworden. Deze kunnen op aanvraag, mits betaling, vervangen worden.
Je kan hier het herdenkingsplaatje aanvragen.